Referat af bestyrelsesmøde i GKF
Dato: 28. juli 2026
Indledning
Mødet blev indledt med en kort introduktion til bestyrelsesarbejdet.
1. Status på kontingenter
- Kontingentopkrævningerne er udsendt, og arbejdet forløber tilfredsstillende.
- Opkrævning for voksenholdet mangler fortsat.
- To medlemmer søger økonomisk støtte via kommunen.
- Klubben har aktuelt 262 medlemmer.
- Særaftaler om reduceret istid håndteres individuelt af Birgitte og Rikke.
2. Adgang til systemer
- Emilie har sikret, at bestyrelsen har adgang til de nødvendige systemer.
- Rikke, Birgitte og klubbens revisor har adgang til regnskabsmateriale.
3. Skabsbetaling og skøjteudlejning
- Betaling for skabe og skøjteudlejning indføres fra januar og opkræves sammen med den almindelige kontingentbetaling. Vi starter dog op med skøjteudlejning på langtidsbasis med det samme, men via MobilePay indtil funktion til opkrævning er på plads.
4. Dimas vision for GKF
Dima præsenterede sine tanker og visioner for klubbens fremtid, og dette blev drøftet af bestyrelsen på mødet, herunder følgende:
Organisation og værdier
- GKF skal være et godt sted at være for både løbere og trænere.
- Klubbens værdier skal beskrives skriftligt, så de er tydelige og gælder uanset den siddende bestyrelse.
- Der skal være klare beskrivelser af roller og ansvarsfordeling mellem bestyrelse og trænere, uanset siddende bestyrelse.
- Ved konkrete opgaver udpeges én eller to ansvarlige personer med tilhørende deadlines som har dialogen med Dima.
- Ved større projekter afsættes budgetter på forhånd, så der er klare økonomiske rammer.
Trænerorganisation
- Hvert hold bør have én ansvarlig træner.
- Der ønskes større fokus på intern trænerudvikling og oplæring af hjælpetrænere.
- Hjælpetrænere kan aflønnes for den ekstra tid, der bruges på oplæring.
- Der arbejdes hen imod ensartede trænerkontrakter med ens vilkår for forberedelsestid og øvrige arbejdsopgaver.
Kommunikation
- Der udarbejdes et kort beslutningsreferat efter hvert bestyrelsesmøde, eventuelt kombineret med en nyhedsmail.
- Klubben ønsker klare retningslinjer for, hvordan og hvornår henvendelser besvares, samt hvem der er ansvarlig.
- Der arbejdes med en officiel mailkanal til klager, forslag og idéer, så henvendelser håndteres samlet og ikke via sociale medier.
- Der skal være krav om en ordentlig tone i alle henvendelser.
Medlemmer og aktiviteter
- Der ønskes klare retningslinjer ved klubskifte, herunder opsigelsesvarsler og håndtering af individuelle løbsprogrammer.
- Dima ønsker flere sociale aktiviteter og arrangementer.
- Trænerne skal være mere synlige, blandt andet via klubtøj.
- Der foreslås forbedringer i kaffestuen, herunder kaffemaskine, mindre salg af snacks samt førstehjælpsudstyr.
- Dimas idé om FunSport-konkurrencer to gange årligt overvejes, det i forhold til om der kan afsættes ressourcer (tid) til dette.
- Træningsudstyr og whiteboards ønskes opdateret.
- Klubbens billeder ønskes opdateret, så de afspejler nuværende løbere.
- GKF skal være mere synlig ved konkurrencer gennem fælles klubbeklædning.
- Der undersøges muligheder for et bedre system til registrering af fremmøde til træning, fremfor SMS’er til trænere.
- Der foreslås et forældremøde, hvor klubbens struktur og organisering præsenteres.
5. Deltagelse i bestyrelsesmøder
- De faste trænere inviteres til et kommende bestyrelsesmøde for at styrke samarbejdet.
- Der arbejdes desuden på et fælles julearrangement for bestyrelse og trænere.
6. Ansvarsfordeling i bestyrelsen
- Emilie har udarbejdet en oversigt over ansvarsfordelingen frem til december 2026.
- Flere frivillige uden for bestyrelsen har tilbudt at bidrage.
7. Løn og pension for trænere
- Bestyrelsen ønsker at nedsætte et løn- og pensionsudvalg.
- Birgitte er ved at skabe overblik over eksisterende kontrakter, lønforhold og forberedelsestid.
- Birgitte, Julia J. og Christine arbejder videre med området.
8. Trivsel
Næste møde
Tirsdag den 1. september 2026.